Molti studi assicurativi riscontrano alcuni problemi comuni nella gestione delle chiamate dei clienti. Spesso, infatti, il centralino fornisce messaggi di benvenuto troppo lunghi e complessi che confondono le persone e fanno perdere tempo inutilmente. Non è raro, inoltre, che i clienti siano costretti a chiamare più volte prima che il personale dello studio riesca a rispondere, ad esempio perché occupato con altre attività.

Un’altra criticità è la scarsa qualità del servizio telefonico di assistenza ai clienti, una situazione che si verifica quando il personale non è in grado di fornire tutte le informazioni necessarie o gestire le telefonate nel modo migliore. Questi problemi possono causare danni considerevoli all’attività, compromettendo l’immagine e la reputazione dello studio, con ripercussioni negative sulla fidelizzazione dei clienti e la sostenibilità economica dell’attività.

Per migliorare l’efficienza operativa e l’immagine dello studio assicurativo è importante curare con attenzione la gestione delle chiamate e del centralino telefonico, valutando soluzioni efficaci per aumentare la qualità del servizio clienti. Un modo semplice per farlo è rappresentato dai servizi di segretaria online, delegando questi compiti a uno staff di segretarie in grado di gestire ogni chiamata con la massima professionalità ed efficienza.

Come funziona la segretaria online per gli studi assicurativi

Negli ultimi anni molte società assicurative hanno scelto di utilizzare MySegretaria, un moderno ed efficiente servizio di segretaria online per studi assicurativi e altre attività professionali e imprenditoriali. Questa soluzione offre un team di segretarie che lavorano da remoto, in grado di gestire le chiamate in modo più efficiente e assolvere anche ad altri compiti in base alle proprie esigenze. Inoltre, è possibile usufruire anche del centralino telefonico in cloud di MyCentralino e di altri servizi utili per migliorare la customer experience e il customer care.

In particolare, una segretaria online riceve le chiamate dei clienti rispondendo per lo studio medico, chiede il motivo della telefonata e identifica tutti i dati della pratica o dell’eventuale sinistro da comunicare alla società assicurativa. Una volta presa nota della chiamata, il team di segretarie invia email con tutti i dettagli al proprio back office, indicando tutte le informazioni necessarie come il nome e cognome del cliente, il numero della polizza e il motivo del contatto.

È possibile richiedere che le segretarie online si occupino anche di altri compiti, ad esempio richiamare i clienti per fornire risposte e comunicazioni come aggiornamenti sullo stato della pratica, il rimborso di un sinistro o la ricezione della documentazione richiesta. Se desiderato, il servizio di segretaria online può anche fissare appuntamenti ai clienti che contattano lo studio assicurativo, per esempio i sopralluoghi dei periti con gli assistiti che hanno subito un sinistro per la quantificazione dei danni da risarcire.

Le segretarie online possono anche inoltrare le chiamate importanti, seguendo le regole fissate dalla società assicurativa per individuare le telefonate urgenti o quelle che richiedono un contatto diretto sul cellulare del personale interno dello studio. Il centralino telefonico in cloud, invece, permette di configurare messaggi di benvenuto e di chiusura personalizzati, per fornire tutte le informazioni utili ai clienti che chiamano lo studio fuori dall’orario di lavoro, nei giorni festivi o di ferie in modo professionale ed efficiente.

La segretaria online per gli studi assicurativi migliora la customer experience e il customer care

Una gestione non ottimale delle chiamate dei clienti può causare danni ingenti allo studio assicurativo, ad esempio aumentando il numero di reclami e perdendo dei potenziali clienti. Una soluzione di segretaria online, invece, è un servizio efficiente, facile da implementare e scalabile che permette di garantire una risposta immediata ed esaustiva ad ogni cliente che contatta lo studio, per evitare di perdere l’opportunità di chiudere velocemente i sinistri o acquisire nuovi clienti.

La segretaria virtuale per studi assicurativi aiuta a migliorare l’immagine aziendale, per conquistare una maggiore fiducia e soddisfazione da parte dei clienti. Inoltre, aumenta la produttività del customer care, senza lasciare che gli agenti perdano tempo inutilmente. Si tratta di aspetti particolarmente rilevanti nel settore assicurativo, un mercato sempre più competitivo con clienti molto esigenti e attenti alla qualità della customer experience.

Una gestione efficiente delle chiamate, infatti, permette agli studi assicurativi di aumentare il tasso di fidelizzazione, un fattore chiave per le società assicurative. Con MySegretaria è possibile provare gratuitamente e senza impegno il servizio per il primo mese per capire se si tratta della soluzione più adatta alle proprie esigenze, decidendo in modo consapevole se sfruttare i numerosi vantaggi di una segretaria online con centralino telefonico in cloud per migliorare l’efficienza del proprio studio assicurativo.